Rabu, 12 Januari 2011

SOP UKM BKM STAIN BATUSANGKAR

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan Kehadirat Allah SWT. Karena berkat Rahmat dan karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan makalah sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan. Tak lupa kepada semua pihak yang tidak bisa disebutkan satu persatu penulis ucapkan terima kasih, tak ada yang lebih membahagiakan selain kita bisa bermanfaat untuk orang banyak. Semoga hasil karya ini bisa menambah khazanah kita, khususnya untuk penulis dan umumnya untuk semua yang sudi membaca isi makalah ini.

Buku Makalah ini saya susun untuk melengkapi salah satu tugas sebagai ketua umum dan juga untuk menjadi sumber rujukan bagi anggota UKM BKM yang memang masih banyak kesenjangan disana sini baik dalam pembuatan surat laporan dan lain-lain.

Tak ada gading yang tak retak, mohon maaf apabila ada kesalahan, kritik dan saran saya tunggu dengan sepenuh hati.

Dobok, Mei 2008

Penulis,

إبن تمرين السلوكي

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

UNIT KEGIATAN MAHASISWA BAHASA DAN KOMUNIKASI (UKM-BKM)

STAIN BATUSANGKAR

By: Ketua Umum UKM-BKM Stain Batusangkar 2009

BAB I. PENGERTIAN ADMINISTRASI

Administrasi ialah proses penyelenggaraan kerja yang dilakukan bersama-sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Administrasi, baik dalam pengertian luas maupun sempit di dalam penyelenggaraannya diwujudkan melalui fungsi-fungsi Manajemen, yang terdiri dari Perencanaan, Pengorganisasian, Pelaksanaan, dan Pengawasan. Jadi administrasi adalah penyelenggaraannya, dan manajemen adalah orang-orang yang menyelenggarakan kerja. Maka kombinasi dari keduanya adalah penyelenggaraan kerja yang dilakukan oleh orang-orang secara bersama-sama (kerjasama) untuk mencapai tujuan yang yang telah ditetapkan.

Selanjutnya guna menjamin penyelenggaraan kerja berlangsung dengan sebaik-baiknya, dalam arti agar orang-orang yang menyelenggarakan kerja melaksanakan kewajibannya dengan tenang, merasa dirinya aman, teratur, perlu adanya ajang, wadah/tempat dimana kerja itu berlangsung menuju sasaran yang dinamakan Organisasi.

Pengelolaan fungsi-fungsi administrasi pada suatu Organisasi seperti UKM-BKM STAIN Batusangkar yang memiliki sejumlah aktivitas, sangat membutuhkan keseragaman mengingat semakin kompleknya penyelenggaraan administrasi yang ada di STAIN Batusangkar.

BAB II. ADMINISTRASI SURAT MENYURAT

  1. PENGERTIAN

Urusan surat menyurat (ketatausahaan) adalah suatu bagian yang penting dari pekerjaan administrasi kesekretariatan. Surat pada hakekatnya adalah bentuk penuangan ide atau kehendak seseorang dalam bentuk tulisan. Secara terperinci, dikatakan pengertian surat sebagai berikut:

a. Bentuk pernyataan kehendak seseorang kepada orang lain melalui tulisan.

b. Suatu media pencurahan perasaan, kehendak, pikiran dan tujuan seseorang untuk dapat dipketahui orang lain.

c. Merupakan suatu bentuk gambaran tentang suatu peristiwa atau keadaan yang dituangkan dalam bentuk tulisan.

Dengan demikian surat merupakan jembatan pengertian dan alat komunikasi bagi seseorang dengan orang lain. Karena sifatnya yang demikian, maka surat-surat harus disusun secara singkat dan padat tetapi jelas dan tegas, Bahasa yang dipakai haruslah mudah dimengerti, sederhana, dan teratur.

Penulis surat harus memikirkan terlebih dahulu dengan sungguh-sungguh apa yang akan ditulis serta menyadari kepada siapa tulisan itu ditujukan. Karena melalui surat itu berarti penulis telah mengantarkan dan membawa idenya kepada orang lain.

  1. SURAT UKM-BKM STAIN BATUSANGKAR

Mengingat pengertian dan sifat dari surat seperti tersebut di atas, maka bagi Organisasi UKM-BKM STAIN Batusangkar surat berarti sangat penting,yaitu:

a. Sebagai alat komunikasi.

b. Sebagai dokumentasi Organisasi.

c. Sebagai tanda bukti (alat pembuktian/persaksian).

Melalui berbagai daya dan manfaat dari surat, maka Pimpinan UKM-BKM STAIN Batusangkar dapat menyalurkan suatu kebijakan dan keputusan Organisasi serta dapat pula mengetahui perkembangan roda Organisasi. Dengan proses surat menyurat yang berjalan lancar dan efektif di seluruh bagian dan aparat Organisasi, informasi dan pengendalian Organisasi akan dapat berjalan dengan baik,karena pada hakekatnya suatu kegiatan ketatausahaan mempunyai ciri-ciri utama sebagai berikut:

ü Bersifat pelayanan.

ü Bersifat menetes keseluruh bagian atau aparat Organisasi.

ü Dilaksanakan oleh semua pihak dalam Organisasi.

Ciri yang pertama berarti surat menyurat (ketatausahaan) merupakan pekerjaan pelayanan yang berfungsi memudahkan atau meringankan, yang dilakukan untuk membantu pekerjaan-pekerjaan lain agar dapat berjalan secara lebih efektif.

Ciri berikutnya surat menyurat (ketatausahaan) diperlukan dan digunakan dalam seluruh jenjang Organisasi,dari pucuk pimpinan tertinggi sampai kepada ruang kerja satuan Organisasi terendah

  1. ADMINISTRASI SURAT MENYURAT UKM-BKM STAIN BATUSANGKAR

Proses penyelenggaraan ketatausahaan atau dengan istilah lain administrasi surat menyurat adalah suatu proses yang terencana dan teratur yang dimulai dari adanya ide pembuatan sampai penyelesaian dan penyimpanan sebagaimana mestinya. Administrasi surat menyurat UKM-BKM STAIN Batusangkar meliputi 3 (tiga) hal :

Bentuk dan Isi Surat

Surat-surat UKM-BKM STAIN Batusangkar adalah termasuk surat resmi/dinas, sehingga bentuk dan isi harus memenuhi ketentuan-ketentuan yang telah dibuat Organisasi. Adapun Bentuk surat UKM-BKM STAIN BATUSANGKAR terdiri dari :

1. Kop Surat

Terdiri dari :

a. Nama Lembaga

b. Lambang Lembaga

c. Alamat Lembaga

2. Garis pembatas surat

3. Nomor, Lampiran, dan Hal

4. Alamat Surat

5. Isi surat

6. Tanggal surat

7. Nama Lembaga dan

8. Tanda tangan pejabat yang berwenang

Adapun Isi surat terdiri dari :

1. kalimat Pembuka

2. Inti surat (Uraian Persoalan)

3. Kalimat Penutup

Ketentuan tersebut meliputi hal pemakaian kertas, pengetikan atau penulisan, bentuk surat, macam dan isi surat. Pemakaian kertas dalam pembuatan surat menyurat resmi UKM-BKM STAIN Batusangkar :

ü Surat-surat Organisasi di tulis dalam kertas putih.

ü Ukuran kertas yang dipakai adalah kertas ukuran folio (legal).

Mengenai perihal dimaksudkan sebagai inti atau isi surat, biasa juga disebut badan surat, tidaklah perlu panjang, ringkas, tetapi jelas dan tepat. Sehingga dengan membaca perihal atau pokok surat saja penerima surat sudah mengetahui, minimal mengetahui maksud surat. Dibawah ini diberikan contoh yang mudah,

Contoh 1:

Nomor :

Lamp. :

Hal : Permohonan

Kepada : Yth. Sdr.

Ketua partai Golkar

di

T e m p a t

Bila surat itu ditujukan kepada salah satu bagian/unit yang ada pada lembaga itu, hendaknya dilengkapi dengan “up” yang berarti “untuk perhatian”

Contoh 2:

Kepada : Yth. Sdr.

Koordinator Up. DPPO

di-

Tempat

Kata Permulaan Surat

Bagi UKM-BKM dipakai kalimat, minimal “Dengan Hormat”. Kata permulaan ini berfungsi sebagai pembuka surat, ditulis dengan alinea baru, berjarak 2 ½ spasi dibawah pokok surat.

Contoh 1:

Hal :…………………………

Kepada : Yth. Sdr.

Ketua partai Golkar

di

T e m p a t

2 ½ spasi

Dengan Hormat,

Isi Surat

Suatu surat pada dasarnya tidak berbeda dengan suatu karangan. Penyusunnya memakai sistematika sebagai berikut:

ü Pendahuluan

ü Uraian persoalan (isi surat)

ü Penutup

Pendahuluan

Ini dimaksudkan untuk menarik perhatian pembaca/penerima surat tentang hal atau masalah yang dipersoalkan dalam surat itu. Kalau hanya sekedar menyampaikan berita singkat, kata atau kalimat pendahuluan ini tidaklah menjadi keharusan, pertimbangannya adalah efisiensi. Tapi bila menyangkut persoalan penting (apalagi kalau memerlukan penguraian dan perincian), maka surat itu semestinya memakai kata pendahuluan. Manfaatnya tidak sekedar untuk menarik perhatian, melainkan sekaligus sebagai motivasi dengan memberikan pertimbangan.

Contoh:

“ diberitahukan bahwa…………” atau “ Dengan ini disampaikan bahwa ………..dan seterusnya”. (untuk surat pemberitahuan)

“ Bersama ini …………..” atau “ Dengan ini……….dan seterusnya “. (untuk surat-surat pengantar).

“ Memenuhi permintaan saudara “ atau “ Menunjuk surat saudara No .. bertanggal ………dan seterusnya”. (untuk surat permintaan, jawaban, balasan, pertanyaan).

Tempo-tempo kalimat pendahuluan ini bisa berupa konstatasi ataupun pertimbangan-pertimbangan yang melatarbelakangi hingga surat dibuat misalnya :

“ Berhubung adanya gejala yang kita rasakan bersama tentang … dan seterusnya “

Kalimat pendahuluan ini sebaiknya tidak lebih dari satu alinea. Ditulis 2 (dua) spasi dibawah kata permulaan surat (dengan hormat).

Uraian Persoalan (Isi surat)

Kecuali maksud, sasaran atau tujuan isi surat haruslah jelas serta harus dapat dipertanggungjawabkan. Untuk itu hal-hal yang minimal harus diperhatikan adalah :

1. Jangan memakai kalimat yang panjang dan berbelit-belit,singkat dan terputus putus juga tidak baik, hal-hal ini seperti biasanya akan membuat salah pengertian bagi penerima surat. Untuk mudah dipahami, maka pada surat-surat yang panjang sebaiknya diberi alinea. Banyak sedikitnya alinea tergantung dari banyaknya pokok-pokok pikiran yang ada dalam surat tersebut, tetapi perlu diperhitungkan untuk mencapai susunan yang baik dan harmonis,pembagian dalam alinea akan sangat memudahkan pengertian. Jarak antar alinea dan spasi ( kalimat) dalam satu alinea 1 ½ (satu setengah) spasi.

2. Dalam satu surat,sebaiknya hanya mempersoalkan satu jenis perkara atau permasalahan. Sebab pencampuran permasalahan dalam satu surat akan menimbulkan kesukaran, baik pada saat penyelesaian maupun dalam penyusunannya serta mencari kembali surat itu bila diperlukan lagi.

3. Dalam penyusunan isi surat selanjutnya penggunaan kata-kata dan kalimat hendaknya sopan dan wajar, tidak berlebih-lebihan, kecuali yang sudah lazim digunakan. Pengaruh bahasa sangat besar, sebab disitu tegambar tentang sikap orang yang membuat surat itu. Oleh karena itu menyusun surat sebaiknya diserahkan kepada orang yang berkemampuan bahasa cukup.

Kalimat Penutup

Untuk kesopanan dalam melaksanakan suatu korespondesi, perlu adanya kalimat-kalimat penutup seperti :

Contoh:

“ Demikian harap maklum”

“ Atas perhatian saudara kami ucapkan terima kasih “

Fungsi kalimat penutup adalah sebagai pemanis surat yang kita buat, karena itu dalam pembuatan surat-surat resmi Organisasi perlu digunakan kalimat penutup yang sesuai dan serasi dengan isi surat.

Penutup Surat

Dalam pembuatan surat resmi dimulai dengan “Assalamualikum Wr. Wb.”, dibuka dengan “ Bismillahirrahmanirrahim “. Maka dalam penutup surat-surat resmi UKM-BKM ditutup sama dengan hal tersebut. Surat khusus (seperti surat keputusan,surat keterangan edaran,instruksi,tugas/mandat dan sebagainya), dibuka dengan “....................................................... “.

Lampiran

Adalah kelengkapan surat berupa dokumen yang merupakan kesatuan dengan surat pengantarnya. Surat yang mempunyai lampiran mengemban dua fungsi:

a. Untuk menyampaikan maksud tertentu

b. Sebagai pengantar untuk lampirannya. Oleh sebab itu, sesuatu yang dilampirkan , misalnya brosur, kuitansi,atau dokumen lainnya, harus disebutkan dalam isi surat.

Untuk menyebutkan adanya lampiran dapat dilakukan dengan dua cara. Pertama, menyebutkan satu persatu setiap dokumen yang dilampirkan, bila lampirannya sedikit. Kedua, menyebutkan secara umum, bila lampirannya banyak.

Contoh untuk menyatakan lampiran yang sedikit:

“Agar lebih jelas bagi Saudara, bersama ini kami lampirkan Brosur, dan Syarat Calon Anggota UKM-BKM.”

Contoh untuk menyatakan lampiran yang banyak:

“Untuk melengkapi keterangan ini, bersama ini kami lampirkan AD/ART, dan peraturan-peraturan penting lainnya.”

Selain disebutkan di dalam isi surat, lampiran harus dinyatakan pula di dalam notasi lampiran.

Contoh:

Nomor : 01/B/PP-PB/UKM-BKM/ST.BSK/VI/2008

Lamp : 1 lembar

Hal : Mohon Bantuan Dana

Istilah lembar (pada lampiran) dapat diganti eksemplar, atau bundel tergantung keperluannya.

Tembusan

Surat UKM-BKM akan mempunyai tembusan bila kopi surat dikirimkan kepada pihak ketiga yang ada sangkut-paut atau keterkaitannya dengan surat yang dikeluarkan. Kadang-kadang ada pengurus atau pihak tertentu yang harus mengetahui terbitnya surat karena surat itu menyangkut bidang tugasnya sehingga kepadanya perlu diberikan tembusan, dengan cara itu, orang yang dikirimi tembusan ikut mengetahui permasalahan surat, dan orang yang dikirimi surat juga mengetahui kepada siapa saja surat yang diterimanya itu ditembuskan.

Teknik penulisan tembusan ada 2 macam, yaitu:

1. Tembusan yang objeknya hanya satu, dituliskan sebaris atau sejajar dengan notasinya.

Contoh:

Tembusan: Ketua Biro Organisasi

2. Tembusan yang objeknya lebih dari satu, dituliskan berderet kebawah, dan diberi nomor urut.

Contoh:

Tembusan:

1. Kabid. Pengembangan dan Penalaran Organisasi

2. Kabid. Minta dan Bakat

3. Kabid. Penelitian

Surat Keluar dan Masuk

1. Nomor Surat Keluar

Nomor surat keluar Unit Kegiatan Mahasiswa bahasa dan komunikasi (UKM-BKM)

NO

LEMBAGA

KODE SURAT

1

UKM-BKM

01/B/UKM-BKM/ST.BSK/III/2008

2. Kode Surat Keluar

Ø Surat keluar dengan kode A meliputi: HMPS, UKM, UKI, UKK, BEM.

Ø Surat keluar dengan kode B meliputi : STAIN, Perguruan Tinggi lain, Pemda dan instansi luar lainnya

3. Klasifikasi Surat

A. Pengklasifikasian surat masuk dan keluar Unit Kegiatan Mahasiswa Bahasa dan Komunikasi (UKM-BKM) STAIN Batusangkar terbagi 4 macam :

1. Surat Biasa

Surat biasa meliputi : Undangan, Memo, peminjaman dan sebagainya (selain jenis surat 2, 3 dan 4)

2. Surat Keputusan (SK)

3. Sertifikat

4. Surat Tugas

Surat tugas meliputi: Surat kuasa, surat jalan, surat pengantar, surat rekomendasi, surat mandat dan sejenisnya

4. Penomoran Surat

Penomoran surat lembaga Unit Kegiatan Mahasiswa bahasa dan komunikasi (UKM-BKM) STAIN Batusangkar diurut sesuai dengan jenis Surat

5. Format surat

Contoh surat sesuai jenisnya terlampir. Dengan Kertas Folio/Legal

6. Penandatangan surat lembaga Unit Kegiatan Mahasiswa bahasa dan komunikasi (UKM-BKM)

- Surat keluar dengan kode A oleh Sekretaris Umum dan Ketua Umum (UKM-BKM)

- Surat keluar dengan kode B ditandatangani oleh Sekretaris Umum dan ketua UKM-BKM serta Pembina UKM-BKM

7. Penandatangan Surat Keluar Panitia Kegiatan

- Surat keluar dengan kode A ditandatangani oleh ketua panitia, sekretaris dan Pimpinan lembaga

- Surat keluar dengan kode B yang berada di lingkungan STAIN Batusangkar ditandatangani oleh ketua panitia, Sekretaris, Pimpinan lembaga, dan Pembina UKM-BKM

Surat keluar dengan kode B yang berada di luar STAIN Batusangkar seperti PEMDA, PEMPROV dan lainnya ditandatangani oleh Ketua Panitia, Sekretaris, Pimpinan Lembaga, Ketua MSM, Pembina (UKM-BKM) dan Pembantu ketua III.

  1. PENGARSIPAN

Penyimpanan arsip UKM-BKM, melalui prosedur sebagai berikut:

Membaca surat

Tujuan membaca surat ialah untuk mengetahui isi surat, asal atau tujuan surat dan yang paling pokok adalah tanggal surat. Disamping itu juga untuk mengetahui apakah sudah ada persetujuan dari pimpinan yang bersangkutan bahwa surat tersebut sudah boleh disimpan.

Memberi kode

Kode yang digunakan adalah kode surat masuk/keluar, disamping itu juga tanggal yang tercantum pada baris tanggal.

Menyortir

Surat-surat yang mempunyai kode dan tanggal yang sama dikelompokkan menjadi satu sehingga mempermudah dan memperlancar penyimpanan.

Mencatat Surat

Surat-surat, sebelum disimpan pada tempatnya, dicatat dahulu dalam buku agenda.

Buku Agenda

Untuk memudahkan sistem administrasi dan kesekretariatan dalam hal ini pengelolaan surat menyurat, surat masuk maupun surat keluar, pengarsipan dan dokumentasi agar teratur dan sistematis, maka sistem pengagendaan surat menyurat perlu diatur tersendiri. Adapun unsur-unsur yang penting untuk dicatat adalah:

ü Nomor urut arsip.

ü Nomor kode arsip.

ü Nomor surat.

ü Tanggal terima.

ü Nomor dan tanggal surat.

ü Isi surat.

ü Asal surat.

ü Keterangan.

Buku Verbal

Buku verbal untuk surat keluar memuat antara lain :

ü Nomor urut dan kode arsip.

ü Nomor surat.

ü Tanggal surat (penanggalan nasional).

ü Perihal isi surat.

ü Kepada siapa (keputusan,lampiran,penyimpanan).

Contoh Agenda Buku VerbaL

Tabel 3.1: Agenda Buku Verbal

No

Kode Arsip

No.Surat

Tanggal

Perihal

Kepada

Keterangan

22

KA II

18/A/SEK/V/08

8-06-2008

Undangan

Litbang

Contoh Agenda Surat Keputusan

Tabel 3.3: Agenda Surat Keputusan

No.Surat

Tanggal

Isi Surat Keputusan

Keterangan

7/KEP/A/VI/2008

13-5-2008

Pembentukan formatur Lokakarya ukm-bkm 2008

Konsep surat yang telah dapat clearence dan nomor surat diketik sesuai dengan jumlah yang dikehendaki. Legalitas Organisasi (tanda tangan Ketua, Sekretaris, stempel) setelah dibukukan barulah surat tersebut siap dilirim kepada tujuan.

Pengiriman surat betul-betul menempuh perjalanan menuju tujuannya, kita bukukan dulu dalam buku ekspedisi yang memuat kolom-kolom sebagai berikut:

Contoh Ekspedisi

Tabel 3.3: Ekspedisi

Pengiriman

Kepada

Tgl / No. Surat

Lampiran

Penerima

Keterangan

20-8-2020

UKM Mapala

20-8-2008

1 (satu)

Made Johnson

Lansung/dll

  1. MEKANISME dan TATA KERJA ADMINISTRASI UKM-BKM

A. Penerimaan Surat Masuk

1. surat dimasukkan de box surat sekretaris

2. sekretaris menerima dan mencatat Register surat masuk

3. sekretaris melanjutkan surat masuk keketua setelah dibuatkan sidposisi dan dicopy (paling lambat 2 hari setelah diterima) dengan meletakkan sibox surat masuk ketua kecuali darurat

B. Pembuatan Surat Keluar

1. Sekretaris membuat surat dalam rangkap 2 dengan mencantumkan paraf pada bagian kiri atas nama pejabat yang berhak menandatangani surat

2. Surat yang telah dibuat dicatat didalam buku register surat keluar dan diserahkan kepada ketua untuk ditandatangani dengan meletakkan pada bos surat masuk ketua

3. Ketua membaca dan mensyahkan /menandatangani surat, kemudian meletakkannya sibox surat keluar.

4. Sekretaris mengambil surat tersebut untuk dikirimkan dan satu rangkap di file-kan pada surat keluar.

5. Sekretaris menyerahkan surat tersebut ke bagainyang dia tunujk untuk Didistribusikan kealamt yang dituju, dalam hal ini Humas atau PO

C. Mekanisme pembuatan surat

1. Kop surat adalah kop resmi lembaga UKM-BKM (lihat dilampiran)

2. Surat surat kepanitiaan berkop tersendiri,

3. Stempel dikenakan disebelah kiri tanda tangan sekretaris

4. Pada ampop kiri atas ditulis nomor surat dan diberi stempel dan tujuan surat.

5. Posisi tanda tangan makin kiri makin kebawah adalah makin tinggi jabatannya

6. Semua surat yang dibuat oleh departement atau panitia harus atas persetujuan ketua.

7. Penomoran kertas kerja UKM-BKM

1. Nomor Surat/Kode Tujuan Surat / Kode Departement/ UKM-BKM/ST.BSK/Bulan/Tahun

2. Kode tujuan surat adalah A/B sebagai dijelaskan sebelumnya.

3. Contoh

Dewan Pengurus Harian :

01/A/DPH/UKM-BKM/ST.BSK/V/2008

Dept. Pengemb Penalran Organisasi:

01/A/DPPO/UKM-BKM/ST.BSK/V/2008

Dept. Pengemb. Bakat dan Minat:

01/A/DPBM/UKM-BKM/ST.BSK/V/2008

Dept . Pengabdian Masyarakat:

01/A/DPM/UKM-BKM/ST.BSK/V/2008

Dept. Keagamaan:

01/A/DK/UKM-BKM/ST.BSK/V/2008

BAB : III PROPOSAL KEGIATAN

A. PENGERTIAN DAN SIFAT PROPOSAL

  1. Proposal Kegiatan adalah suatu dokumen tertulis yang disusun dengan tujuan memberikan gambaran umum atau penjelasan singkat tentang suatu kegiatan yang diusulkan penyelenggaraannya oleh suatu unit organisasi kepada unit organisasi yang lebih tinggi dan atau setara.
  2. Proposal Kegiatan tersusun secara:

1. Sistematis (mengikuti susunan/urutan tertentu yang bersifat logis);

2. Komprehensif (mencakup keseluruhan informasi yang perlu diketahui, yaitu meliputi 5W+1H (What, Why, When, Where, Who, How);

3. Integrated (terpadu, saling terkait antar satu bagian dengan yang lain);

4. Lugas (to the point); dan

5. Ringkas (maksimal 10 halaman kuarto 1,5 spasi dengan margin 4-3-4-3).

B. SISTEMATIKA PROPOSAL

1. Proposal Kegiatan tersusun dengan sistematika sebagai berikut:

a. Halaman Depan Proposal Kegiatan

b. Halaman Pengesahan Proposal Kegiatan

c. Dasar Pemikiran

d. Nama Kegiatan

e. Tema Kegiatan

f. Bentuk Kegiatan

g. Tujuan, Sasaran, dan Target

h. Indikator Keberhasilan

i. Waktu dan Tempat Pelaksanaan

j. Panitia Pelaksana

k. Sumber Dana

l. Rencana Anggaran Biaya (RAB)

m. Penutup

n. Lampiran-lampiran.

2. Penjelasan atas bagian-bagian Proposal Kegiatan:

a. Halaman Sampul dan Kepala Proposal

Halaman sampul didepan UKM-BKM warna COKLAT, kepala proposal harus Dibuat cukup menarik dengan huruf capital letter berukuran besar, lebih besar dari yang lain. Cukup ditulis dalam kata-kata “PROJECT PROPOSAL” atau “PROPOSAL KEGIATAN” atau “PROPOSAL” atau “USULAN KEGIATAN” dan lain sebagainya

b. Halaman Pengesahan

Contoh halaman pengesahan proposal kegiatan dapat dilihat pada lampiran nantinya.

c. Dasar Pemikiran

1). Dasar Pemikiran merupakan latar belakang penyelenggaraan kegiatan, yang berisi penjelasan tentang alasan penyelenggaraan kegiatan, urgensi dan signifikansi kegiatan, serta relevansinya dengan situasi terkini atau isu-isu strategis yang dihadapi oleh organisasi kemahasiswaan. Jika ada, dapat ditambah dengan landasan hukum penyelenggaraan kegiatan, seperti perundang-undangan, program kerja organisasi, dan lain-lain.

2). Dasar Pemikiran bersifat:

a) Logis-Rasional, maksudnya masuk akal, dapat diterima oleh nalar sehat, dan mudah dipahami dalam kaitannya dengan kegiatan yang diusulkan;

b) Lugas/menjelaskan secara to the point, langsung mengenai kepada permasalahan serta Ringkas, yaitu tidak bertele-tele;

c) Bermakna, yaitu cukup memadai dalam menjelaskan latar belakang dan alasan penyelenggaraan kegiatan.

d. Nama Kegiatan

Sudah jelas.

e. Tema Kegiatan

Tema kegiatan dirumuskan secara menarik sesuai dengan tujuan kegiatan.

f. Bentuk Kegiatan

Bentuk kegiatan bisa berupa pelatihan (training), lokakarya (workshop), seminar, stadium generale, bedah buku, dan lain sebagainya.

g. Tujuan, Sasaran, dan Target

Tujuan adalah apa yang ingin dicapai dari kegiatan yang bersifat ideal dan abstrak. Sasaran adalah siapa yang menjadi obyek dari kegiatan, dan target adalah ukuran kualitatif dan/atau kuantitatif yang hendak dicapai dari selesainya kegiatan tersebut.

h. Indikator Keberhasilan

Indikator keberhasilan dari kegiatan yang dilakukan adalah menjelaskan pengukuran hasil yang diperoleh bila kegiatan tersebut dilaksanakan. Biasanya indikator keberhasilan ini dirumuskan secara kongkirit dari tujuan, target dan sasaran.

i. Waktu dan Tempat Pelaksanaan

Mencakup hari, tanggal, waktu mulai dan jam akhir kegiatan, disertai dengan jadwal kegiatan.

j. Panitia Pelaksana

Pada bagian ini diuraikan susunan panitia pelaksana kegiatan, meliputi: Pengarah, Penanggung Jawab, Ketua Panitia, Wakil Ketua, Sekretaris, Bendahara, dan seksi-seksi.

k. Sumber Dana

Pada bagian ini dijelaskan beberapa sumber dana yang diharapkan untuk membiayai kegiatan. Sumber-sumber dana tersebut meliputi: Subsidi Institusi (Universitas/ Fakultas), Kas Organisasi, Kontribusi Peserta, Donasi, dan Sponsorship, dengan disebutkan estimasi besarnya dana dari masing-masing sumber.

l. Rencana Anggaran Biaya (RAB)

- Pada bagian ini diuraikan rencana pemasukan/pendapatan dari sumber dana yang diharapkan dan rencana pengeluaran/ pembelanjaan untuk pelaksanaan kegiatan.

- Rencana pengeluaran/pembelanjaan tersebut meliputi: honor narasumber/pemateri/ pelatih/fasilitator, alat-alat tulis kantor (ATK) dan penggandaan makalah, perlengkapan, konsumsi, akomodasi, publikasi, dekorasi, dan dokumentasi.

m. Penutup

Pada bagian ini disebutkan harapan kepada pihak-pihak terkait.

n. Lampiran-lampiran

Pada bagian ini dilampirkan Rincian Rencana Anggaran Biaya, Jadwal Kegiatan Lengkap, Media Publikasi (Pumplet/Leaflet/Brosur), dan lain-lain yang belum tercantum secara rinci pada bagian isi proposal.

BAB. IV LAPORAN

A. PENGERTIAN, FUNGSI , SYARAT DAN JENIS LAPORAN

  1. Pengertian Laporan

Adalah penyampaian informasi dari seorang petugas/ pejabat kepada petugas/ pejabat lain dalam suatu sistem administrasi.

Isi laporan dapat berupa hasil penelitian, pengamatan, pengalaman, percobaan dan sebagainya.

  1. Fungsi Laporan

Secara singkat dapat dirumuskan bahwa laporan mempunyai fungsi informasi, fungsi pengawasan, pengambilan keputusan, dan fungsi pertanggung jawaban.

  1. Syarat- syarat Laporan

Isi laporan harus terperinci dan jelas, Harus mengandung data dan fakta serta informasi yang diperlukan dan Isi laporan tidak boleh berbelit-belit.

  1. Jenis Laporan

Jenis Laporan dapat dibagi menjadi beberapa macam, berikut ini akan diuraikan sebagai berikut :

ii. Laporan menurut isinya :

- Laporan Informatif

- Laporan Rekomendasi

- Laporan Analitis

- Laporan Pertanggungjawaban

- Laporan Kelayakan

iii. Laporan menurut bentuknya :

- Laporan berbentuk Memo

- Laporan berbentuk Surat

- Laporan berbentuk Naskah

Tujuan dari adanya laporan ini secara umum adalah

1. Sebagai wujud Pertanggungjawaban dari lembaga atau kepanitiaan yang telah diberi amanah

2. Untuk mengetahui letak kekurangan dan kelebihan dari acara yang telah dilaksanakan sebagai bentuk evaluasi sekaligus Rekomendasi untuk acara atau kegiatan selanjutnya agar lebih baik.

3. Memiliki sejarah perjuangan organisasi yang kita guliti.

B. LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

Pengertian Dan Sifat Laporan Pertanggungjawaban

  1. Laporan Pertanggungjawaban adalah suatu dokumen tertulis yang disusun dengan tujuan memberikan laporan tentang pelaksanaan kegiatan dari suatu unit organisasi kepada unit organisasi yang lebih tinggi atau sederajat
  2. Laporan pertanggungjawaban berguna sebagai bahan evaluasi terhadap seluruh proses pelaksanaan kegiatan dan hasil-hasil yang dapat dicapai dari kegiatan tersebut, yang selanjutnya dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan bagi perbaikan-perbaikan dan peningkatan kualitas pelaksanaan kegiatan pada masa yang akan datang.
  3. Laporan pertanggungjawaban pada dasarnya mencakup:
    1. Laporan pelaksanaan kegiatan
    2. Laporan penggunaan dana.
  4. Laporan Pertanggungjawaban tersusun secara
    1. Sistematis (mengikuti susunan/urutan tertentu yang bersifat logis);
    2. Komprehensif (mencakup keseluruhan informasi yang perlu diketahui, yaitu meliputi 5W+1H: What, Why, When, Where, Who, How);
    3. Terpadu, saling terkait antar satu bagian dengan bagian yang lain;
    4. Dengan format ukuran kuarto 1,5 spasi dengan margin 4-3-4-3.

C. SISTEMATIKA LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

Laporan Pertanggungjawaban tersusun dengan sistematika sebagai berikut:

· Halaman Depan Laporan Kegiatan

· Halaman Pengesahan

· Pengantar

· Bab I: Pendahuluan

· Dasar Pemikiran

· Nama Kegiatan

· Tema Kegiatan

· Bentuk Kegiatan

· Tujuan, Sasaran, dan Target

· Bab II: Pelaksanaan Kegiatan

· Tahap Persiapan

· Tahap Pelaksanaan

· Hasil Capaian

· Faktor Pendukung & Penghambat

· Bab III: Penutup

· Usul dan Rekomendasi

· Kata Penutup

· Lampiran-lampiran

D. PENJELASAN BAGIAN-BAGIAN LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN:

Halaman Depan Laporan Kegiatan

- Warna dasar Halaman Depan Laporan Kegiatan UKM-BKM adalah COKLAT

Halaman Pengesahan

* Pengantar

Pada bagian Pengantar, paling tidak berisi: ucapan terimakasih terhadap pihak-pihak yang secara langsung membantu kelancaran pelaksanaan kegiatan dan menerima kritik dan saran yang konstruktif demi majunya pelaksanaan kegiatan selanjutnya.

* Bab I: Pendahuluan

Pendahuluan ialah uraian ringkas latar belakang/dasar pemikiran, tujuan, sasaran, dan target serta hasil dari kegiatan yang telah dilaksanakan.

* Bab II: Pelaksanaan Kegiatan

Pada bagian ini dijelaskan proses pelaksanaan kegiatan mulai dari tahap persiapan hingga pelaksanaan, serta hasil kegiatan berdasarkan ketercapaian tujuan, sasaran, dan target yang telah ditetapkan dengan menjelaskan indikator keberhasilannya. Pada bagian ini juga disebutkan faktor pendukung dan faktor penghambat.

* Bab III: Penutup

Pada bagian ini disebutkan beberapa usul, saran, masukan, atau rekomendasi bagi perbaikan dan peningkatan kegiatan pada masa yang akan datang. Dan juga disebutkan kepada siapa laporan pertanggungjawaban itu disusun dan disampaikan.

* Lampiran-lampiran

Pada bagian ini dilampirkan:

- Jadwal Kegiatan Lengkap

- Media Publikasi (Pumplet/Leaflet/Brosur),

- Dokumentasi (photo-photo) kegiatan

- Makalah atau semacamnya

- Surat-surat

- Rincian realisasi penggunaan dana beserta bukti-bukti pembelanjaan dan pengeluaran sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

E. LAPORAN UTUSAN LEMBAGA

Ini adalah bentuk laporan yang diberika oleh utusan yang telah direkomendasikan dari lembaga ukm-bm pada suatu acara yang telah diikutinya.

a. Aturan

1. Laporan paling lambat diserahkan 1 minggu setelah mengikuti acara.

2. Laporan diserahkan dengan melampirkan bahan-bahan selama mengikuti acara (jika tersedia)

b. Isi laporan

1. Keputusan atau rekomendasi dari acara tersebut

2. mempresentasikannya kepada anggota/pengurus. (jika itu berguna untuk keseluruhan pihak yang bersangkutan).

3. Follow up yang harus dilaksanakan oleh UKM-BKM ST.BSK dan rekomendasi untuk UKM-BKM.

BAB V MENYUSUN NOTULA

  1. PENGERTIAN,FUNGSI dan KEBUTUHAN NOTULA

Menyusun Notula adalah proses pengadaan laporan tertulis mengenai hasil suatu rapat atau Pengertian Notula adalah catatan laporan singkat tentang pembicaraan atau kepuusan dalam rapat.

Notula ada dua jenis yaitu

1. Notula Harfiah

Adalah laporan mengenai sumbangan pendapat peserta.

2. Notula Rangkuman

Adalah laporan ringkas tentang pembicaraan dalam rapat.

Maka Notulis perlu mengetahui hak-haknya antara lain :

1. Sebelum Rapat

Sebelum rapat notulis berhak mengetahui informasi mengenai latar belakang materi yang akan disajikan dalam rapat.

2. Pada Waktu Rapat Berlangsung

Hak Notulis pada waktu rapat berlangsung adalah :

a. Notulis berhak mengetahui benar-benar tujuan yang ingin dicapai dalam rapat.

b. Notulis berhak menerima semua dokumen yang dibagikan pada waktu rapat.

c. Dari notulis dituntut agar pembuatan notula tersusun rapi, tetapi rapatnya sendiri berjalan kacau.

d. Notulis berhak mendapatkan perumusan yang baik dari semua peserta rapat yang telah diajukan.

e. Notulis Berhak Mendapatkan Rangkuman dan kesimpulan Rapat

f. Setiap selesai pembahasan setiap acara , Notulis perlu diberikan kesemopatan berbicara setiap kali stu tahap acara selesai guna menyempurnakan notulanya.

g. Notulis berhak duduk disamping ketua sidang

h. Notulis berhak meminta dirinya digantikan dalam pembicaraan yang berkepanjangan

i. Notulis berhak atas pembebasan dari tugas-tugas lainnya selama menyusun notula.

3. Sesudah Rapat

- Hak untuk mendapatkan waktu cukup untuk mengolah catatannya.

- Notulis berhak, atas kesediaan para peserta rapat, mendapatkan informasi tambahan sesudah rapat.

Daftar Kebutuhan Notulis

- Kebutuhan Informasi

- Kebutuhan waktu

- Kebutuhan Tempat yang Strategis

- Kebutuhan Konsentrasi

Fungsi Notula

a. Sebagai dokumen dan bahan bukti

b. Sebagai sumber informasi bagi yang tidak mengadiri rapat.

c. Notula sebagai landasan pertemuan berikutnya

d. Notula sebagai alat pengingat para peserta rapat

e. Notula sebagai bukti bersejarah

f. Notula untuk rapat semu

Persiapan Sebelum Rapat

- Mengirimkan notula rapat yang terdahulu

- Mengisyaratkan kebutuhan akan rapat berikutnya

- Mengumpulkan berbagai data dan butir acara

- Mengajukan acara rapat dan merundingkannya.

- Menetukan siapa- siapa yang diundang

- Dll

Meringkas

Proses pembuatan ringkasan dapat dibuat melalui prosedur berikut:

- Membaca naskah atau menyimak uraian lisan

- Menyeleksi dan mencatat pokok atau gagasan utama penulis/pembicara

- Membandingkan dan memeriksa dengan bentuk aslinya .

Hubungan dengan Sekretaris

Sekretaris harus bertanggung jawab atas keberhasilan notula yang bermutu, meskipun tanpa pelaksanaan pembuatannya orang lain (notulis), sehingga konsep notula pertama-tama harus melalui sekretaris dahulu.

LAMPIRAN-LAMPIRAN

Lampiran 1 : Contoh format kop Surat UKM-BKM

UNIT KEGIATAN MAHASISWA BAHASA DAN KOMUNIKASI

هيئة أنشطة الطلبة اللغة والإتصالية

(Student Board Of Language And Communication Division)

(UKM-BKM) STAIN BATUSANGKAR

Secretariatt: Student Centre,Jln. Sudirman, No.137. Kubu Rajo Lima Kaum,


Lampiran 2: format Kop Surat Kepanitiaan

PANITIA PELAKSANA SEMINAR SEHARI

UNIT KEGIATAN MAHASISWA - BAHASA DAN KOMUNIKASI

(U K M – B K M)

STAIN BATUSANGKAR

Student Centre STAIN Batusangkar Jl. Sudirman No.137 Lima Kaum


Lampiran 3: Contoh Surat Keputusan

SURAT KEPUTUSAN

UNIT KEGIATAN MAHASISWA BAHASA dan KOMUNIKASI

(UKM-BKM)

SEOLAH TINGGI AGAMA ISLAM NEGERI (STAIN) BATUSANGKAR

Nomor : O4/SK/UKM-BKM/ST.BSK/III/2008

Tentang :

PERSONALIA KEPENGURUSAN BULETIN UKM-BKM

Dengan mengucapkan Bismillahirrahmanirrahim, sembari mengharap rahmat dan ridha Allah SWT, ketua UKM-BKM setelah,

MENIMBANG

a. Bahwa demi kelancaran Program Kerja UKM-BKM 2008 kedepan, maka perlu rasanya pengurus UKM-BKM untuk Membentuk Personalia kepengurusan Bulettin UKM-BKM Periode 2008-2009.

b. Bahwa Saudara-Saudara yang namanya tecantum dalam lampiran surat keputusan ini dipandang cakap dan memenuhi syarat menjadi personalia kepengurusan Buletin UKM-BKM diatas.

c. Bahwa berdasarkan hal-hal tersebut, maka pengurus UKM-BKM memandang perlu mengeluarkan surat keputusan untuk penetapannya.

MENGINGAT

MEMPERHATIKAN:

a. AD/ART UKM-BKM STAIN Batusangkar

b. Program kerja pengurus UKM BKM tahun 2008

Hasil Kesepakatan Pengurus Inti UKM-BKM Pada Tanggal 23 April 2008

MEMUTUSKAN

MENETAPKAN :

Pertama :

Kedua :

Ketiga :

Keempat :

Keputusan Ketua UKM-BKM tentang Personalia kepengurusan Bulettin UKM-BKM Periode 2008-2009.

Mengangkat Saudara-Saudara yang namanya tercantum dalam surat keputusan ini sebagai Personalia kepengurusan Bulettin UKM-BKM Periode 2008-2009.

Kepada masing-masing personal kepengurusan diharapkan dapat melaksanakan tugas dan tanggung jawab sebagaimana mestinya.

Personalia kepengurusan yang dimaksud dalam keputusan ini terdapat pada lampiran yang merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dari keputusan ini.

Surat keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dan dapat ditinjau ulang kembali jika terdapat kekeliruan

Billahitaufiq Walhidayah

Ditetapkan di : Batusangkar

Tanggal : 24 April 2009

Badan Pengurus Harian (BPH)

UKM-BKM

THARMIZI

Ketua Umum

DINA FITRIANI

Sekretaris Umum

Lampiran 4: Contoh Surat Keputusan untuk Kepanitiaan

SURAT KEPUTUSAN

UNIT KEGIATAN MAHASISWA BAHASA dan KOMUNIKASI

( U K M – B K M )

SEOLAH TINGGI AGAMA ISLAM NEGERI (STAIN) BATUSANGKAR

Nomor : O2/SK/UKM-BKM/ST.BSK/III/2008

Tentang :

Susunan Panitia Pelaksana Orientasi Anggota Baru UKM-BKM

Dengan mengucapkan Bismillahirrahmanirrahim, sembari mengharap rahmat dan ridha Allah SWT, ketua UKM-BKM setelah,

MENIMBANG

a. Bahwa demi kelancaran roda organisasi UKM-BKM kedepan, maka perlu rasanya pengurus UKM-BKM- periode 2008 untuk membentuk Panitia Pelaksana Orientasi Anggota Baru tahun 2008.

b.Bahwa Saudara-Saudara yang namanya tecantum dalam lampiran surat keputusan ini dipandang cakap dan memenuhi syarat menjadi panitia pelaksana acara tersebut diatas.

c. Bahwa berdasarkan hal-hal tersebut, maka pengurus UKM-BKM memandang perlu mengeluarkan surat keputusan untuk penetapannya.

MENGINGAT

MEMPERHATIKAN:

a. AD/ART UKM-BKM Stain Batusangkar

b.Program kerja pengurus UKM-BKM tahun 2008

Hasil Kesepakatan Pengurus Inti UKM-BKM Pada Tanggal 21 Maret 2008

MEMUTUSKAN

MENETAPKAN :

Pertama :

Kedua :

Ketiga :

Keempat :

Keputusan Ketua UKM-BKM tentang susunan Panitia Seminar Sehari UKM-BKM 2008

Mengangkat saudara-saudara yang namanya tercantum dalam surat keputusan ini sebagai panitia Seminar l UKM-BKM 2008

Kepada masing-masing panitia diharapkan dapat melaksanakan tugas dan tanggung jawab sebagaimana mestinya.

Surat keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dan akan ditinjau ulang kembali jika terdapat kekeliruan

7 hari setelah kegiatan dilaksanakan Panitia Pelaksana menyerahkan laporan kegiatan kepada pengurus UKM-BKM.

Billahitaufiq Walhidayah

Ditetapkan di : Batusangkar

Tanggal : 22 Maret 2008

Dewan Pengurus Harian (DPH)

UKM-BKM

THARMIZI

Ketua Umum

WINDA AMELIA

Koord. DPPO

Contoh SK Resuffhle kepanitiaan

SURAT KEPUTUSAN

UNIT KEGIATAN MAHASISWA BAHASA dan KOMUNIKASI

( U K M – B K M )

SEOLAH TINGGI AGAMA ISLAM NEGERI (STAIN) BATUSANGKAR

Nomor : O6/SK/UKM-BKM/ST.BSK/V/2008

Tentang :

RESHUFFLE PANITIA PELASANA PESTA BAHASA UKM-BKM 2008

Dengan mengucapkan Bismillahirrahmanirrahim, sembari mengharap rahmat dan ridha Allah SWT, Ketua Umum UKM-BKM setelah,

MENIMBANG

a. Bahwa demi kelancaran Program Kerja UKM-BKM 2008 kedepan, maka perlu rasanya pengurus UKM-BKM untuk melakukan reshuffle kepanitiaan kegiatan Pesta Bahasa UKM-BKM periode 2008

b Bahwa Saudara-Saudara yang namanya tecantum dalam lampiran surat keputusan ini dipandang cakap dan memenuhi syarat menjadi Pelaksana Pesta Bahasa UKM-BKM Periode 2008.

c Bahwa berdasarkan hal-hal tersebut, maka pengurus UKM-BKM memandang perlu mengeluarkan surat keputusan untuk penetapannya.

MENGINGAT

MEMPERHATIKAN:

a. AD/ART UKM-BKM STAIN Batusangkar

b.Program kerja pengurus UKM BKM tahun 2008

Hasil Kesepakatan Pengurus Inti UKM-BKM Pada Tanggal 9 Juni 2008

MEMUTUSKAN

MENETAPKAN :

Pertama :

Kedua :

Ketiga :

Keempat :

Kelima :

Keputusan Ketua UKM-BKM tentang susunan Reshuffel Panitia Pelaksana Pesta Bahasa UKM-BKM Periode 2008.

Mengangkat Saudara-saudara yang namanya tercantum dalam surat keputusan ini sebagai Pelaksana Pesta Bahasa UKM-BKM Periode 2008.

Kepada masing-masing personal kepengurusan diharapkan dapat melaksanakan tugas dan tanggung jawab sebagaimana mestinya.

Personalia kepanitiaan yang dimaksud dalam keputusan ini terdapat pada lampiran yang merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dari keputusan ini.

Dengan dikeluarkannya surat keputusan ini maka surat keputusan Pengurus UKM-BKM No 05 tanggal 30 April 2008 tentang susunan panitia Pelaksana Pesta Bahasa dinyatakan TIDAK BERLAKU LAGI

Surat keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dan dapat ditinjau ulang kembali jika terdapat kekeliruan

Billahitaufiq Walhidayah

Ditetapkan di : Batusangkar

Tanggal : 9 Juni 2008

Dewan Pengurus Harian (DPH)

UKM-BKM

THARMIZI

Ketua Umum

A F R I Z A L

Koord. DPBM

Lampiran 5 : Contoh Surat Keterangan

SURAT KETERANGAN

Nomor: 05/B/UKM-BKM/ST-BSK/VII / 2008

Dengan mengucapkan Bismillahirrahmanirrahim, sembari mengharap rahmat dan ridho allah SWt. Ketua umum UKM-BKM menerangkan bahwa:

Nama : Wirayana

Alamat : Bukittinggi D 27 Palangka

Adalah Anggota UKM-BKM, dengan jabatan terakhir sebagai anggota Bidang Organisasi periode 2007-2008.

Demikian Surat Keterangan ini dibuat dengan sebenarnya, agar dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

Batusangkar, 7 Juli 2008

UKM –BKM STAIN Batusangkar

THARMIZI

Ketua Umum

Lampiran 7: Contoh Surat Mandat

SURAT MANDAT

Nomor: 01/SM/UKM-BKM/ST-BSK/X/2008

Dengan mengucapkan Bismillahirrahmanirrahim, sembari mengharap rahmat dan ridho allah SWt. Dengan ini saya:

Nama : Tharmizi Tamrin El-Suluky

Jabatan : Ketua Umum UKM – BKM

Yang bertindak untuk dan atas nama UKM – BKM STAIN Batusangkar , memberi mandat kepada:

Nama : Daniel Haroi

Jabatan : Ketua Bidang Minat dan Bakat

Untuk dan atas nama UKM – BKM stain Batusangkar ,

1. Menandatangani kontrak kerjasama pemberian materi pendidikan ketata negaraan dengan Yayasan Pendidikan ………..

2. Menerima pembayaran uang muka biaya pembelajaran tersebut sebesar Rp. 1.000.000,00 (satu juta rupiah)

Demikian surat mandat ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

Batusangkar, 10 Oktober 2010

UKM – BKM STAIN Batusangkar

Penerima Mandat, Pemberi Mandat,

Daniel Tharmizi Tamrin El-Suluky

Catatan : SM adalah singkatan dari Surat Mandat

Lampiran 8: Contoh Bentuk Surat Pengantar

Nomor :23/B/UKM-BKM/ST.BSK/IV/2008

Lamp : -

Hal : PESTA BAHASA 2008

Kepada Yth,

Bapak Ketua STAIN Batusangkar

Di -

Tempat

Assalamualaikum Wr, Wb,

Dengan hormat, Teriring salam dan doa semoga Allah SWT, senantiasa memberikan anugrahya kepada Bapak dalam menjalankan tugas sehari-hari.

Sehubungan dengan akan dilaksanakannya PESTA BAHASA 2008 pada tanggal 30 juni-05 juli 2008 di Auditurium STAIN Batusangkar, dengan ini kami kirimkan beberapa hal yang berkenaan dengan kegiatan dimaksud, antara lain:

1. Undangan dan Project Proposal Kegiatan.

2. SK Presidium UKM-KM tentang PESTA BAHASA 2008.

Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.

Batusangkar , 10 Mei 2008

Unit Kegiatan Mahasiswa

Bahasa dan Komunikasi UKM-BKM

THARMIZI

Ketua Umum

DINA FITRIANI

Sekretaris Umum

Lampiran 9: Contoh Surat Undangan

Nomor :23/B/UKM-BKM/ST.BSK/IV/2008

Lamp : -

Hal : Undangan

Kepada Yth :

Pengurus UKM-BKM STAIN Batusangkar 2008

Di-

Tempat

Bismillahirrahmanirrahim

Assalamualaikum Wr.Wb

Teriring salam dan doa semoga Allah Swt, senantiasa memberikan anugrah dan hidayahnya kepada saudara dalam menjalankan tugas sehari-hari.

Pengurus UKM-BKM STAIN Batusangkar mengundang Saudara untuk hadir dalam rapat yang akan diselenggarakan pada:

Hari / Tanggal : Sabtu, 2 Mei 2008

Jam : 09.00 WIB

Tempat : Sekretariat UKM-BKM

Agenda acara : Persiapan Rapat Kerja

Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.

Wasslamulaikum, Wr, Wb

Batusangkar, 24 April 2008

PENGURUS UKM – BKM

STAIN Batusangkar

THARMIZI

Ketua Umum

DINA FITRIANI

Sekretaris Umum

Lampiran 10: Contoh Surat Himbauan

Nomor :23/B/UKM-BKM/ST.BSK/IV/2008

Lamp : -

Hal : HIMBAUAN

Kepada Yth :

Pengurus UKM-BKM STAIN Batusangkar 2008

Di-

Tempat

Bismillahirrahmanirrahim

Assalamualaikum Wr.Wb

Teriring salam dan doa semoga Allah Swt, senantiasa memberikan anugrah dan hidayahnya kepada saudara dalam menjalankan tugas sehari-hari.

Dalam upaya menjaga kontinuitas, dan konsistensi Organisasi, maka kepada seluruh fungsionaris Organisasi dalam melaksanakan setiap aktivitas supaya memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

1. Seluruh fungsionaris UKM – BKM untuk menghindari diri dalam memberikan sikap politik keluar menyangkut apapun.

2. Seluruh aktivitas Organisasi harus dijalankan secara prosedural konstitusional dan tidak menimbulkan kekeliruan, baik secara internal maupun eksternal.

3. Setiap langkah maupun kebijakan Organisasi harus senantiasa sesuai dengan prinsip-prinsip Organisasi yang berpedoman pada kebijakan KU. UKM – BKM yang ada dengan tidak terpancing terhadap isu dan provokasi dari luar.

4. Penyampaian ini agar disebarkan kepada seluruh anggota untuk dilaksanakan sebagaimana mestinya.

Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

Batusangkar, 24 April 2008

UKM – BKM STAIN Batusangkar

THARMIZI

Ketua Umum

DINA FITRIANI

Sekretaris Umum

Lampiran 11: Contoh Surat Instruksi

Nomor :2/B/UKM-BKM/ST.BSK/IV/2008

Lamp : -

Hal : INTRUKSI

Kepada Yth :

Personil Departement Pengembangan dan Penalaran Organisasi 2008

Di-

Tempat

Menunjuk surat UKM-BKM Nomor: 21 / A / IV / 2010 perihal pemeriksaan atas diri anggota UKM-BKM, Maka dengan ini kami instruksikan kepada Saudara untuk menyelesaikan masalah tersebut.

Dalam penyelesaiannya harap memperhatikan ketentuan-ketentuan dibawah ini:

1. Sebelum Saudara mengunjungi .............................., maka saudara sebelumnya mengadakan pertemuan dengan:

- Pimpinan ...............

- Pembina .................

2. Dari hasil pertemuan tersebut diatas, maka untuk lebih lanjutnya Saudara diharuskan untuk bersama-sama dengan unsur Pimpinan ..............., ............. mengadakan pertemuan untuk membicarakan kasus-kasus tersebut.

3. Setelah selesai laporkan segera hasil konfirmasi Saudara tersebut.* *

Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

Batusangkar, 24 April 2008

UKM – BKM STAIN Batusangkar

THARMIZI

Ketua Umum

DINA FITRIANI

Sekretaris Umum

** : Tergantung dengan pokok Permasalahannya

Lampiran 12: Formulir Pendaftaran untuk Calon Anggota

FORMULIR PENDAFTARAN

UKM – BKM STAIN BATUSANGKAR

Nomor : ..................

Dengan Hormat,

Saya yang bertanda tangan dibawah ini: .........................................................................

Data Pribadi :

Nama lengkap : ..............................................................................

Nama panggilan : ..............................................................................

Tempat, tanggal Lahir :...............................................................................

Alamat lengkap :...............................................................................

Telephone/pager/fax :...............................................................................

Data Pendidikan :

SD : ..............................................................................

SMP : ..............................................................................

SMA : ..............................................................................

Universitas/Institut/Akademi : ..............................................................................

Fakultas/Jurusan : ..............................................................................

Masuk tahun/tingkat : ..............................................................................

Lain-lain :

Pengalaman Organisasi : ………...................................................................

Prestasi : ..............................................................................

Motivasi gabung ke UKM-BKM : ..............................................................................

Bersedia bergabung dalam keluarga besar UKM – BKM STAIN Batusangkar. Semua hal yang berkenaan dengan syarat keanggotaan UKM – BKM STAIN Batusangkar dapat diberlakukan dan untuk dilaksanakan sejak tanggal ditanda-tanganinya formulir ini.

Demikian surat ini saya buat dengan sungguh-sungguh. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.

Batusangkar,

Mengetahui,

Panitia Yang Bertanda Tangan,

(……………………) (……………………………)

Petugas Calon Anggota

Syarat :

1) Foto copy Kartu Mahasiswa yang masih berlaku

2) Pas foto 3 x 4 cm sebanyak 2 (dua) lembar berwarna

3) Pas foto 2 x 3 cm sebanyak 1 (satu) lembar berwarna

4) Uang pendaftaran Rp. 2.500,-

Lampiran 13 Buku Notulen UKM-BKM

BUKU NOTULEN RAPAT

UNIT KEGIATAN MAHASISWA BAHASA DAN KOMUNIKASI 2008

SEKOLAH TINGGI AGAMA ISLAM NEGERI

BATUSANGKAR

Hari / Tanggal :…………………………………………………………………..

Tempat :…………………………………………………………………..

Agenda :…………………………………………………………………..

NO

URAIAN HASIL RAPAT

KETERANGAN

Mengetahui

…………………………… …………………………

(Pimpinan Rapat) (Notulis)

Catatan :

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Lampiran 14 Surat Pengesahan

Lampiran 15 Surat Pengesahan MUSTA (Musyawarh Anggota)

Sruktur Kepengurusan UKM BKM 2008


Tidak Mutlak, sesuai dengan kebutuhan


Alur Surat Tugas / Mandat Dan Laporan

DAFTAR RUJUKAN

Adisaputro G, Asri Marwan. Anggaran Perusahaan (Business Budgeting) : Prinsip, Mekanisme dan Teknik Penyusunannya. Yogyakarta, 1981

Wahyudin Sumpeno. Perpustakaan Masjid

Wursanto, Drs. Ig. Kearsipan 1.

Wursanto, Drs. Ig. Kearsipan 2.

http://khailiyah.tripod.com/karya.htm

Poskan Komentar